Tout sur les questions juridiques liées aux Olympiades de la science

• Conditions de participation

• Convention-type sur les droits d’auteur

• Formulaire d’inscription de participant·e·s

• Guide des droits d’auteur

• Impressum et protection des données

• Politique de confidentialité

• Assurances: aperçu

• Responsabilité civile d’entreprise: police d’assurance (allemand)

• Responsabilité civile d’entreprise: conditions générales

• Responsabilité civile d’entreprise: confirmation d’assurance

L'indication de l'âge est juridiquement importante pour l'évaluation de la capacité civile des mineur·e·s et comme condition de participation. Une fausse déclaration intentionnelle pourrait également avoir des conséquences pénales (faux certificats). Elle constitue dans tous les cas une raison suffisante pour exclure immédiatement et définitivement un·e participant·e du concours.

La personne qui ne respecte pas le délai doit payer les frais supplémentaires (repas commandés en trop, nuitées). En cas d'absence pour une raison importante (maladie, décès), il est recommandé de renoncer à la demande de remboursement des frais.

Lors d'événements ne présentant pas de risques particulièrement élevés, la présence d'une personne ayant suivi une formation sanitaire n'est pas une obligation légale. Les lieux de manifestation peuvent toutefois imposer des conditions correspondantes (présence de samaritains ou de pompiers).

Il est recommandé d'évaluer correctement les risques, de les éviter si possible et de prendre des dispositions pour être prêt·e en cas d'accident (numéro d'urgence et trousse de premiers secours). Les erreurs commises lors des premiers secours n'engagent la responsabilité de la personne que si la diligence à laquelle on pouvait s'attendre dans ces circonstances n'a pas été respectée ; des connaissances médicales ne sont pas attendues. Le risque que les secouristes soient tenu·e·s responsables de leurs maladresses et de leur manque de connaissances médicales est très faible. En revanche, l'absence d'assistance, donc l’inaction, pourrait avoir de graves conséquences.

Il est légalement admissible qu'un camp soit dirigé uniquement par des hommes si des jeunes femmes et des  mineur·e·s y séjournent également. Pour les séjours plus longs (plusieurs nuits), il serait toutefois très avantageux que des femmes et des hommes soient à la tête du camp.

Tu trouveras de plus amples informations sur la gestion de telles situations dans le Concept des genres.

C'est en principe autorisé. Toutefois, nous recommandons clairement dans le Concept des genres que des chambres séparées soient proposées et que personne ne doive passer la nuit dans des chambres mixtes contre sa propre volonté.

Si les sanctions ne sont pas réglées dans les Conditions de participation (p. ex. frais de déplacement en cas de désistement tardif), il ne reste que l'exclusion d'une ou de toutes les autres manifestations. Si un dommage a été causé (p. ex. en raison d'un désistement tardif), la ou le participant peut être tenu de le régler.

Les contrôles dans les chambres, surtout des effets personnels des participant·e·s, sont des atteintes à la personnalité. De telles interventions sont autorisées pour contrôler l'ordre établi (p. ex. pas d'alcool dans la chambre à coucher) si elles sont annoncées. Elles sont autorisées sans annonce préalable s'il existe des soupçons fondés d'infraction (p. ex. possession de drogues illégales). La confiscation est autorisée à titre temporaire.

Les participant·e·s sont en principe responsables d'arriver ponctuellement au lieu de rendez-vous et de signaler tout retard. Si des participant·e·s manquent, sans prévenir de leur absence ou de leur retard, les bénévoles doivent essayer de se renseigner directement auprès d’elles et eux (p. ex. par téléphone portable). Si cela ne fonctionne pas, il est recommandé d'informer les parents des mineur·e·s.

Il faut toujours tenir compte des problèmes de santé liés à l'alimentation (allergies et intolérances) et, dans la mesure du possible, des règles alimentaires religieuses (pas de viande de porc, casher, etc.). Par exemple, les participant·e·s peuvent apporter leur propre nourriture et être indemnisé·e·s de ses frais.

Le terme "signature juridiquement contraignante" n'est pas défini par la loi. Dans le langage courant, il signifie que la ou le signataire "dispose du pouvoir de représentation nécessaire".

Le pouvoir de représentation peut résulter des statuts, d'un règlement (de signature) ou être donné, expressément ou implicitement, dans un cas particulier. Par exemple, le mandat de préparer un camp peut être lié tacitement à la procuration de louer des locaux (= règlement interne de procuration). Vis-à-vis des personnes extérieures à l'association, c'est l'apparence qui prévaut, selon laquelle un tiers peut supposer qu'un·e représentant·e de l'association (membre du comité, de l'association ou bénévole) est autorisé·e à accomplir les actes qui sont généralement liés à une tâche ou à une position (= effet de procuration externe). L'association est également liée si le pouvoir apparent dépasse la compétence interne, mais la ou le représentant de l'association pourrait être tenu de rendre des comptes en interne (responsabilité).

L'association est une personne morale avec tous les droits et obligations qui peuvent être attribués à une personne physique. La personne morale a toutefois besoin d'organes pour la formation de la volonté (assemblée générale de l'association et comité directeur) et pour l'exécution (comité directeur). Si un·e membre du comité exécute des tâches du comité, elle ou il agit en tant qu'organe. Si un·e membre de l'association travaille pour l'association, elle ou il agit en tant qu'auxiliaire, de même qu'un·e membre du comité directeur si elle ou il exécute pour l'association des travaux qui ne font pas partie des tâches du comité directeur. La distinction résulte des statuts, mais elle n'est souvent pas facile à faire. Dans la pratique, ceci joue un rôle secondaire pour le pouvoir de représentation.

Il n'existe pas de directives légales concernant les frais. Le droit du travail stipule uniquement que l’organisation-employeuse doit rembourser à l'employé·e tous les frais occasionnés par le travail, y compris les frais d'entretien lorsque le lieu de travail est éloigné (art. 327a CO). Cette règle n'est toutefois applicable que si l'on suppose que les bénévoles ont une relation similaire à un contrat de travail. Pour le reste, les associations sont libres de régler l'indemnisation des frais. Il existe pour les bénévoles un règlement pour le remboursement des frais des Olympiades de la science, qui a été contrôlé et approuvé par l'administration fiscale du canton de Berne dans le cadre de l'exonération fiscale de l'association. Il est basé sur le règlement-type de la Conférence suisse des impôts pour les organisations à but non lucratif.

Si les 20 CHF par demi-journée sont considérés comme des frais forfaitaires pour les petites dépenses (trajets en bus et en tram, pause-café, frais de téléphone, photocopies), ils devraient passer pour un remboursement des dépenses pour le travail bénévole. L'indemnité devrait être désignée en conséquence, dans le règlement et lors du paiement. Dans le cas contraire, les 20 CHF par demi-journée doivent être considérés comme un petit salaire, ce qui constitue un rapport de travail selon les articles 319 et suivants du Code des Obligations. Ceci implique fournir des certificats de salaire pour la déclaration d'impôts, l’assurance-accidents obligatoire, des congés payés et l'obligation de verser les primes d'assurance sociale (AVS, etc.) si les indemnités dépassent 2 300 CHF par an.

La question des frais est définie plus précisément dans le Concept pour le travail bénévole.

C'est en premier lieu l'assurance-accident qui doit prendre en charge les frais de guérison et une éventuelle perte de gain (pour les personnes actives, l'assurance-accident pour accidents non-professionnels de l'employeur ; pour les personnes non-actives, l'assurance-accident complémentaire de l’assurance-maladie). Dans certaines circonstances, l'assurance-accident peut se retourner contre l'association (et son assurance responsabilité civile d'entreprise) ou contre d'autres personnes (et leur assurance responsabilité civile privée) si elle peut prouver qu'elles ont eu un comportement fautif.

D'un point de vue suisse, il n'est pas juridiquement obligatoire de recueillir d'autres signatures. Cependant, cela pourrait avoir du sens ou être nécessaire en fonction du lieu où se déroulent les Olympiades internationales. On peut imaginer des prescriptions d'entrées particulières (p. ex. autorisation écrite des parents pour le passage de la frontière par des mineur·e·s) ou des exigences supplémentaires de l'organisation (p. ex. pour les urgences médicales).

Extrait du Aide-mémoire Camps à l'étranger du Mouvement Scout de Suisse (2019, p.1) : “Différentes règles s'appliquent pour les voyages avec des mineurs. Le MSdS met un formulaire à disposition, dans lequel l’autorisation de sortie de Suisse et d’entrée dans un ou plusieurs pays étrangers peut être mis par écrit pour les personnes responsables de la garde. Dans votre pays de destination des dispositions supplémentaires peuvent cependant s’appliquer, il s’agit de s’informer au préalable. Merci de tenir compte des différences de majorité dans différents camps et pays (légalement et dans la pratique)."

Extrait du Aide-mémoire Camps à l'étranger, du Mouvement Scout de Suisse (2019, p.2) : “A l’étranger, les couvertures d’assurances (maladie, RC, mais également matériel) ne sont pas nécessairement les mêmes qu’en Suisse. De plus, certaines assurances voyage/annulation peuvent s’avérer utiles. Assurez-vous que tous les participants et la maîtrise disposent des couvertures d’assurances nécessaires.”

Extrait de Camps à l'étranger, du Mouvement Scout de Suisse, (2019, p. 13) : “Il est important d’informer les participants sur le pays à visiter, ses lois et ses usages. (...) Il faut absolument discuter des autres lois significatives du pays hôte. Il s’agit par l’exemple de l’âge minimum pour consommer de l’alcool et du tabac, différent d’un pays à l’autre ; ou des lois sur les armes. Au Japon, un couteau suisse de poche « normal » est considéré comme une arme. Etre bien informés vous aide à assumer votre rôle d’exemple et à prévenir les crises.”

La question du droit à l'effacement des données à caractère personnel est très complexe. Il convient tout d'abord de clarifier la volonté de la personne concernée, si celle-ci ne ressort pas clairement dans la demande d'effacement. Il se peut qu'une limitation du traitement ultérieur suffise (blocage, désinscription aux newsletter). Les publications déjà effectuées (classements) ne peuvent pas être annulées ; pour une suppression ultérieure d'un classement, la personne concernée devrait fournir des raisons importantes (mise en danger). Les travaux effectués dans le cadre d’examens, d'entraînements ou de compétitions ne doivent pas être effacés, car il existe un intérêt légitime de l'association (archivage, buts scientifiques ou historiques). En revanche, la personne concernée pourrait de son côté faire valoir un intérêt légitime à l'anonymisation, qui devrait être pris en compte. Il est souvent judicieux d'enregistrer le processus de suppression des données avec les coordonnées nécessaires afin de pouvoir prouver les faits. Dans tous les cas, la personne concernée doit être informée des dispositions exactes prises.

Si les bénévoles créent du matériel protégé par des droits d'auteur pour leur Olympiade, les droits d'auteur restent la propriété des bénévoles. L'Olympiade obtient un droit d'utilisation complet, irrévocable et illimité dans le temps et dans l'espace. Le nom de la ou du photographe doit être correctement indiqué, soit pour chaque photographie, soit en mention générale. Les droits d'auteur et d'utilisation sont définis dans le Codex des Olympiades.

Si plusieurs personnes ont participé à une tâche, le résultat du travail leur revient en commun. Si ce dernier est protégé par des droits immatériels (par exemple par des droits d'auteur), elles et ils ne peuvent l'utiliser qu'en commun. En absence de réglementation particulière, on peut supposer que toutes les personnes ont donné leur accord tacite pour que l'association "Olympiade" puisse utiliser "l'œuvre". Les droits d'auteur et d'utilisation sont définis plus précisément dans le Codex des Olympiades.

Il n'y a pas de règles fixes. Ce qui est jugé “gênant” et ce qui relève de la “dignité de l'être humain” dépend en grande partie de la culture et de la sensibilité des personnes représentées et de celles qui les regardent. Il convient toutefois de tenir compte des souhaits de la personne photographiée.

Question : En 2017, les Olympiades européennes de mathématiques des filles ont eu lieu à Zurich. L'événement a été organisé par une association membre des Olympiades de la science, imosuisse (devenue Olympiades de mathématiques). Elle est partie du principe qu'il y aurait environ 160 écolières de 40 pays, accompagnées par 110 adultes et encadrées par une quarantaine de bénévoles. Un tel événement est-il couvert par l'assurance responsabilité civile d'entreprise de la faîtière ?

Réponse : Oui, les Olympiades internationales organisées par une seule Olympiade sont couvertes par l'assurance responsabilité civile d'entreprise des Olympiades de la science. Si des Olympiades internationales sont co-organisées par d'autres organisations, comme par exemple l'IChO 2023 à Zurich, il convient de déterminer qui est responsable de quelles obligations.

Question : Une Olympiade aimerait savoir si les objets loués sont également couverts par l'assurance responsabilité civile d'entreprise des Olympiades de la science. Concrètement, il s'agit d'une installation audio (haut-parleurs, microphones, table de mixage, etc.) et d'éléments de scène utilisés lors d'une manifestation publique.

Réponse : Non, de tels objets loués ne sont pas couverts par l'assurance responsabilité civile d'entreprise de la faîtière et ne peuvent pas être inclus. Habituellement, une couverture d'assurance correspondante peut être acquise directement auprès du loueur de telles installations, dans le cadre d'une assurance de biens ou d'une assurance technique. Ainsi, le risque reste chez le loueur et le locataire ne paie qu'un petit supplément.

Question : une Olympiade veut utiliser pendant deux semaines en Suisse une voiture privée conduite par différents bénévoles. Les dommages causés à une voiture privée prêtée et conduite par des bénévoles de l'association membre sont-ils couverts par l'assurance responsabilité civile d'entreprise des Olympiades de la science ?

Réponse : Non, une telle couverture d'assurance véhicule n'est pas incluse dans l'assurance. Pour des raisons légales, en Suisse la couverture d'assurance responsabilité civile des véhicules à moteur passe toujours par la ou le détenteur. Les parties lésées ont un droit d'action direct contre l'assureur. En priorité, tout passe donc par l'assurance responsabilité civile des véhicules à moteur. Néanmoins, cela ne concerne que la partie responsabilité civile, c'est-à-dire les dommages causés par le véhicule à des tiers. Il y a également les dommages au véhicule, qui ne sont pas couverts par l'assurance.

Question : Une Olympiade se rend au Canada ou aux Etats-Unis pour la compétition internationale. L'assurance responsabilité civile d'entreprise des Olympiades de la science exclut partiellement les Etats-Unis et le Canada. La délégation qui se rend au Canada ou aux Etats-Unis a-t-elle besoin d'une couverture supplémentaire ?

Réponse : Non, la Mobilière considère le voyage au Canada ou aux Etats-Unis comme un voyage de service. Dans ce cas, la couverture est complète.